Система электронного документооборота в СЭД ТЕССА
ЭДО — электронный документооборот предназначен для увеличение скорости обмена информацией, обеспечения безопасности в работе с документами, облегчения труда сотрудников компании и уменьшения количества документов на бумаге. С СЭД переход на систему электронного документооборота пройдет легко благодаря интуитивно понятному управлению.
Основные преимущества подключения к электронному документообороту
Диджитал Докс является провайдером электронного документооборота. Основными особенностями являются ее возможности в обработке и управлении документорингом, к основным преимуществам можно отнести:
- Скорость работы системы
- Защищенная передача данных
- Автоматизация анализа данных
- Сравнение версий документов
- Автоматическая архивация документов и отправка
- Проверка подлинности документов
- Соблюдение требований и ГОСТов
- Быстрое создание и проверка отчетов
- Распределенное управление по графику
- Обработка огромного массива данных
Как работает внешний электронный документооборот
Система находит, проверяет, сортирует, и отправляет документы, клиентам и партнерам. Принципы электронного документооборота заключаются в том, что он выполняет те же функции, что и документооборот на бумажных носителях и имеет такую же юридическую силу и сроки давности. Вне зависимо от сферы деятельности и объема вашей компании, принцип работы системы внешнего электронного документооборота будет неизменным.
Виды внешнего электронного документооборота
Ведение документооборота в электронном виде упрощает работу связанную с внешним документооборотом, поскольку значительно оптимизирует её.
Договора, счета, акты
Оформление и учет, подписание, сортировка, хранение, сопровождение отчетных партнерских документов при ведении документооборота с партнерами.
Бухгалтерия
Формирование и ведение документооборота в финансовой отчетности предприятия с контролирующими органами, с партнерами и контрагентами
ВЭД
Полный процесс документооборота во внешней экономической деятельности организации и документооборот с таможенными и иными ВЭД органами..
Как работает внутренний электронный документооборот
Подключение к внутреннему электронному документообороту предназначено для систематизации и планирования бизнес процессов, а так же облегчения и ускорения работ по контролю и сопровождению, персонала, проектов, мероприятий. Схема внутреннего документооборота так же не зависит от сферы деятельности и объема компании.
Виды внутреннего электронного документооборота
Бизнес процессы
Полный спектр ведения электронной документации определяющей работоспособность компании, планирование и проведение мероприятий и бизнес взаимодействий.
Кадры и HR
Кадровый электронный документооборот оптимизирует поиск новых людей, автоматизирует процессы работы с персоналом, учет кадровых документов, ведение и учет рабочего времени, отпусков и командировок.
Разработка и проекты
Электронное сопровождение проектов, сверка, определение актуальной версии, составление смет и настройка взаимодействий в подразделениях при работе с проектами.
С помощью СЭД можно автоматизировать такие функциональные блоки электронного документооборота, как:
- электронный архив документов:
- обеспечение высокой скорости работы с большим количеством пользователей и большим объемом данных
- работу канцелярии:
- сканирование документов, доведение их в электронном виде до исполнителей
- регистрацию входящей/исходящей корреспонденции
- организацию тендерной процедуры
- согласование договоров, платежей
- обработку служебных записок/заявок
- согласование и контроль над исполнением организационно-распорядительной документации
- работу с протоколами коллегиальных органов/совещаний
- автоматизацию работы сервис-деска
- обработку претензий и жалоб
- кадрово-хозяйственные процессы (увольнение, прием на работу, командировки, авансовые отчеты и др.)
- обработку, хранение первичной бухгалтерской документации
- автоматизацию процессов, специализированных для различных сфер бизнеса:
- автоматизацию урегулирования убытков страхования (для страховых компаний)
- рассмотрение заявок на выдачу кредита и финансовый архив клиентских досье(для банков)
- вывод на рынок новых единиц продукции (для производства)
- процедуру открытия новых магазинов (ритейл)
- управление закупками
- и прочие блоки