Управление документами в СЭД TESSA
Договора, счета и акты в системе электронного документооборота можно создавать, сверять, утверждать, сопровождать и отправлять в архив, используя СЭД как систему управления документами. Так же можно создавать проекты, шаблоны договоров, счетов и актов, дополнительных соглашений и создавать копии электронных документов. Кроме того при наличии документов на бумажных носителях или созданных в стороннем ПО можно заносить документы в базу данных, номер формируется автоматически. Дополнительно можно проверить сведения о контрагенте — есть ли он загружен с веб приложений или иных источников. Что делает автоматизацию электронного документооборота лучшим средством управления электронными документами.
Карточка договора и процесс миграции в документообороте
Связь договоров с сопутствующими документами
Существует реестр договоров и шаблонизатор документов для сравнения и поиска соответствий. Договор автоматически связывается с сопутствующей документацией и передается на обслуживание с полным пакетом документов, (дополнения, приложения, пояснения, счета, акты, выписки…) который в течение ведения бизнес процессов дополняется, корректируется и передается в электронный архив документов по истечении срока.
Автоматизация работы позволяет легко заниматься управлением хранения документов.
Правила создания и ведения договорного документооборота
В системе электронного документооборота управление и работа с документами подчиняются определенным правилам и имеют этапы корректного создания и сопровождения договоров, счетов и актов. Для утверждения и согласования, как пакета договорных документов, так и документов в отдельности есть возможность применять электронную подпись и формировать отчеты с комментариями на каждом этапе работы.
Таким образом, СЭД даёт возможность не только упростить работу, но и наглядно увидеть основы управления документами.
Договора
Система договорного документооборота в ТЕССА
Счета
Счета по договору в ЭДО — управление и передача
Акты
Акты по исполнению работ указанных в договоре
Доверенности
Доверенности на ведение договорных процедур
Контрагенты
Партнеры и карточки контрагенов привязанные к договорам
Контракты
Контракты по которым заключены договора в единой системе
Продажи
Продажи товаров и услуг по договору
Управление
управление документооборотом связанным с договорами
Тендеры
заключение договоров по итогам проведения тендеров
Закупки
закупки для исполнения договорных обязательств
Согласование входящей/исходящей документации
Организация юридически значимого документооборота
Реестры
Реестры определяющие правила договорного документооборота
Шаблоны
Шаблоны договоров с возможностью сравнения и корректировок
Печати
Печати, штампы и электронные подписи имеющие юридическую силу
