Акты системы документооборота в ЭДО ТЕССА
В СЭД ТЕССА для организации управления информационным оборотом выпускается множество правил и инструкций. Действе таких нормативных документов закрепляется с помощью актов, действующих по проекту, в следствие чего возникает необходимость контроля документооборота актов.
Согласно требованиям ГОСТ РФ определяется необходимость разделения ответственности за управление информацией между всеми работниками организаций (специалистами, руководителями, персоналом) и распределение такой ответственности устанавливается локальными нормативными актами, что приводит к необходимости создания электронных актов.
Согласование актов ввода в эксплуатацию и актов о списании
объектов имущества
- Гибкие процессы согласования с привлечением консультантов
- Согласование в т.ч. с мобильных устройств
Акты системы документооборота
В системе к нормативным актам документооборота относятся:
- Инструкции, включая должностные инструкции работников
- Положения
- Правила
- Стандарты
- Нормативы
Создание этих актов в электронном виде облегчено наличием готовых шаблонов, позволяющих сократить время выпуска до минимальных сроков. После утверждения их ответственными лицами акт вступает в силу, о чем происходит информирование всех заинтересованных работников.
Учитывая особенности работы различных организаций предусмотрена возможность внесения изменений в имеющиеся шаблоны и создание новых заготовок.
Организация актов в СЭД ТЕССА
В системе при работе с электронным документооборотом нормативных актов работник обращается к шаблону документа. В нем учитываются последние изменения стандартов делопроизводства государственной системы документооборота.
После заполнения необходимой информации документ запускается на процесс утверждения. Как только будут собраны все необходимые подписи и визы, по завершению процесса, он считается действующим, о чем извещаются все заинтересованные стороны.
В дальнейшем акт в электронной форме поступает в систему архивации данных, где благодаря структурированию и регламентации хранения и наименования файлов, папок, и определение прав СЭД ТЕССА позволяет с легкостью находить его при возникновении запросов на использование документа.
