С помощью платформы TESSA можно автоматизировать договорной документооборот в Вашей организации.
Договорный документооборот в СЭД ТЕССА является комплексными автономным процессом и разделяется на несколько этапов работы с договором объединенными в один процесс.
Электронное согласование договоров
Утверждение договоров в организации делится на несколько этапов:
- Создание электронного договора
- Настройка и перерасчет этапов утверждения договора
- Согласование договора
- Регистрация договора
- Контроль процесса
Причем процесс согласования одинаково прост независимо от того, происходит ли утверждение типового договора или утверждение трудового договора. Кроме того, автоматизация процесса согласования позволяет производить согласование договора в организации и вне её. В том случае, если к концу цикла согласования хотя бы один из согласующих не утвердил документ, он отправляется обратно на редактирование к инициатору, со статусом “Не согласован”, и с заданием на доработку, от согласующих не утвердивших документ, после выполнения которого документ можно отправить на новый цикл. Если же весь цикл завершился гладко, то на документ ставится статус “Согласован”.
Система электронного согласования хозяйственных договоров
Согласование распоряжений на оплату по хозяйственным договорам
- Согласование в т.ч. с мобильных устройств
- Гибкий процесс согласования с привлечением консультантов и дополнительных согласующих подразделений
Создание договора на согласование
Процесс регистрации электронного договора для дальнейшего согласования начинается с создания новой карточки договора, которая производится в системе в несколько шагов. Через глобальное меню справа.
После появление карточки, можно переходить к ее заполнению. Образец договора согласования составляется системой автоматически.
Пример заполнения карточки договора
представлен ниже:
Следующим пунктом её необходимо сохранить, что осуществляется через контекстное меню слева, где также при желании можно настроить уведомления.
Маршрут договора
В верхних вкладках, рядом с карточкой договора, есть вкладка “Маршрут”, которая отвечает за настройку и перерасчет этапов и определяет порядок утверждения договора.
Администратор системы имеет возможность настраивать шаблоны этапов маршрута, которые будут подставляться в карточку в зависимости от внесенных данных.
Иначе можно вручную создать и/или отредактировать маршрут для согласования, для этого необходимо нажать кнопку “Добавить”, выбрать тип этапа и заполнить данные об этом этапе в появившейся форме.
Если же шаблоны для набора данных задан, то кнопка “Пересчитать” еще раз ищет шаблоны, удовлетворяющие этим данным и в случае изменения этапов предупреждает об этом пользователя.
Нажатие этой кнопки не является обязательным, поскольку при нажатии кнопки “запустить процесс”, система проверит базу данных на наличие шаблона для данной карточки и в случае изменения порядка согласования договоров, удаления или добавления этапа выведет на экран окно с предупреждением.
После заполнения всех данных идёт процесс запуска утверждения, через контекстное меню слева, по нажатию на кнопку “Запустить процесс”, после чего система еще раз уточнит готовность к началу этапа согласования.
После запуска процесса первый этап отобразится в правой части карточки, текущий этап подсветится в визуализаторе, а во вкладке “Маршрут” сменится строка “Состояние”, что будет обозначать переход документации непосредственно к этапу согласования.
Утверждение и согласование договора
Электронные договора согласуются сторонами происходит через карточки договоров, вся информация о которых при необходимости их согласования хранится в отдельной таблице, где также отображаются сроки согласования договоров.
Для того чтоб взять в работу карточку, необходимо нажать соответствующую кнопку после её открытия. В том случае, если задание было выслано на роль, оно перестанет быть доступна для остальных сотрудников роли.
Задание можно вернуть, сделав его вновь доступным для всех участников роли.
Для вынесения результата о “Согласовании” или “Не согласования” открывается отдельное окно. В случае выбора второго варианта становится обязательным этап комментирования.
Комментирование
В процессе утверждения документа, для каждого согласующего есть возможность «Запросить комментарий”
После чего необходимо заполнить выпавшее окно, сформулировав в нём интересующий вопрос.
В задании согласующего отобразится, что отправлен запрос на комментарий.
Задание на комментирование можно отозвать, не дожидаясь ответа.
После получения ответа соответствующая информация отобразится в задании.
Редактирование договора
У согласующего есть возможность внести правки в текст договора, создав его копию.
Далее согласующий открывает копию для редактирования, которая оформлена на его фамилию и вносит необходимые изменения, после чего сохраняет.
Регистрация договора
После согласования документа его необходимо зарегистрировать, что делается через вкладку “Действия” в контекстном меню слева путём нажатия пункта “Зарегистрировать документ”
После регистрации отозвать согласование документа больше нельзя, а его состояние сменится на “Зарегистрирован”.
Контроль процесса договорного документооборота
Контроль процесса можно осуществлять несколькими способами, контролируя историю заданий, в соответствующей вкладке, где отображаются все действия, производимые с карточкой, маршрут, причём как в виде таблицы, так и визуализировав процесс, текущих участников процесса, в области заданий для каждой карточки договора. Кроме того, для каждого согласуемого договора формируется лист согласования, где содержится история по всем циклам, что значительно упрощает работу по контролю документооборота согласования договоров.
