С помощью платформы TESSA можно автоматизировать договорной документооборот в Вашей организации.
Договорный документооборот в СЭД ТЕССА является комплексными автономным процессом и разделяется на несколько этапов работы с договором объединенными в один процесс.
Электронное согласование договоров
Утверждение договоров в организации делится на несколько этапов:
- Создание электронного договора
- Настройка и перерасчет этапов утверждения договора
- Согласование договора
- Регистрация договора
- Контроль процесса
Причем процесс согласования одинаково прост независимо от того, происходит ли утверждение типового договора или утверждение трудового договора. Кроме того, автоматизация процесса согласования позволяет производить согласование договора в организации и вне её. В том случае, если к концу цикла согласования хотя бы один из согласующих не утвердил документ, он отправляется обратно на редактирование к инициатору, со статусом “Не согласован”, и с заданием на доработку, от согласующих не утвердивших документ, после выполнения которого документ можно отправить на новый цикл. Если же весь цикл завершился гладко, то на документ ставится статус “Согласован”.
- Согласование в т.ч. с мобильных устройств
- Гибкий процесс согласования с привлечением консультантов и дополнительных согласующих подразделений
Создание договора на согласование
Процесс регистрации электронного договора для дальнейшего согласования начинается с создания новой карточки договора, которая производится в системе в несколько шагов. Через глобальное меню справа.

После появление карточки, можно переходить к ее заполнению. Образец договора согласования составляется системой автоматически.
Пример заполнения карточки договора
представлен ниже:

Следующим пунктом её необходимо сохранить, что осуществляется через контекстное меню слева, где также при желании можно настроить уведомления.
Маршрут договора
В верхних вкладках, рядом с карточкой договора, есть вкладка “Маршрут”, которая отвечает за настройку и перерасчет этапов и определяет порядок утверждения договора.
Администратор системы имеет возможность настраивать шаблоны этапов маршрута, которые будут подставляться в карточку в зависимости от внесенных данных.
Иначе можно вручную создать и/или отредактировать маршрут для согласования, для этого необходимо нажать кнопку “Добавить”, выбрать тип этапа и заполнить данные об этом этапе в появившейся форме.
Если же шаблоны для набора данных задан, то кнопка “Пересчитать” еще раз ищет шаблоны, удовлетворяющие этим данным и в случае изменения этапов предупреждает об этом пользователя.

Нажатие этой кнопки не является обязательным, поскольку при нажатии кнопки “запустить процесс”, система проверит базу данных на наличие шаблона для данной карточки и в случае изменения порядка согласования договоров, удаления или добавления этапа выведет на экран окно с предупреждением.
После заполнения всех данных идёт процесс запуска утверждения, через контекстное меню слева, по нажатию на кнопку “Запустить процесс”, после чего система еще раз уточнит готовность к началу этапа согласования.

После запуска процесса первый этап отобразится в правой части карточки, текущий этап подсветится в визуализаторе, а во вкладке “Маршрут” сменится строка “Состояние”, что будет обозначать переход документации непосредственно к этапу согласования.
Утверждение и согласование договора
Электронные договора согласуются сторонами происходит через карточки договоров, вся информация о которых при необходимости их согласования хранится в отдельной таблице, где также отображаются сроки согласования договоров.

Для того чтоб взять в работу карточку, необходимо нажать соответствующую кнопку после её открытия. В том случае, если задание было выслано на роль, оно перестанет быть доступна для остальных сотрудников роли.
Задание можно вернуть, сделав его вновь доступным для всех участников роли.
Для вынесения результата о “Согласовании” или “Не согласования” открывается отдельное окно. В случае выбора второго варианта становится обязательным этап комментирования.
Комментирование
В процессе утверждения документа, для каждого согласующего есть возможность «Запросить комментарий”

После чего необходимо заполнить выпавшее окно, сформулировав в нём интересующий вопрос.
В задании согласующего отобразится, что отправлен запрос на комментарий.
Задание на комментирование можно отозвать, не дожидаясь ответа.
После получения ответа соответствующая информация отобразится в задании.
Редактирование договора
У согласующего есть возможность внести правки в текст договора, создав его копию.

Далее согласующий открывает копию для редактирования, которая оформлена на его фамилию и вносит необходимые изменения, после чего сохраняет.
Регистрация договора
После согласования документа его необходимо зарегистрировать, что делается через вкладку “Действия” в контекстном меню слева путём нажатия пункта “Зарегистрировать документ”

После регистрации отозвать согласование документа больше нельзя, а его состояние сменится на “Зарегистрирован”.
Контроль процесса договорного документооборота
Контроль процесса можно осуществлять несколькими способами, контролируя историю заданий, в соответствующей вкладке, где отображаются все действия, производимые с карточкой, маршрут, причём как в виде таблицы, так и визуализировав процесс, текущих участников процесса, в области заданий для каждой карточки договора. Кроме того, для каждого согласуемого договора формируется лист согласования, где содержится история по всем циклам, что значительно упрощает работу по контролю документооборота согласования договоров.