Автоматизация и учет доверенностей в ЭДО ТЕССА
В системе документооборота ТЕССА доверенность — это электронный документ, дающий возможность сотруднику выполнять определенные действия и заключать договора от лица всей компании. Электронная доверенность имеет несколько разных уровней, чтобы предоставить только необходимые на данном этапе права.
Шаблоны и назначения доверенностей
Существует готовый шаблон для оформления доверенности в электронном виде. В образец электронной доверенности можно предварительно вносить стандартную информацию. Это сокращает время, затрачиваемое на оформление электронной доверенности. Часть полей может быть заполнена с помощью имеющихся в системе баз данных. При необходимости можно зарегистрировать и уже имеющуюся бумажную доверенность, отсканировав ее или сделать из неё доверенность в электронной форме.
Так как такой документ является строго конфиденциальным, для его получения требуется наличие у сотрудника определенных прав доступа. Такие права могут регулироваться с помощью учетной записи в личном кабинете работника или с помощью подписания доверенности электронной подписью, что в дальнейшем упрощает процесс автоматической проверки электронных доверенностей.
Поиск доверенности
После создания доверенности она сразу получает номер, который вносится в специальный реестр. Это дает возможность быстрого поиска необходимой документации во время ее движения и после попадания в архив документооборота. Так же позволяет отследить нахождение документа в любой момент времени на каждом этапе его прохождения от подписания до момента использования.
Время действия доверенности
Кроме персонального номера доверенность имеет срок действия. Он назначается в специальном поле шаблона. К моменту истечения срока действия система оповестит об этом сотрудника. В дальнейшем срок может быть продлен с помощью изменения специального поля или оставлен прежним, после чего доверенность будет отправлена к архивным документам и станет недоступной для использования для заключения новых сделок и договоров.
Помимо времени действия существует еще несколько настраиваемых полей шаблона в электронном документообороте, что значительно упрощает процесс создания электронной доверенности. Причем эти поля и их диапазон могут меняться в зависимости от конкретных требований компании. Так доверенность может распространяться на конкретный вид деятельности: закупка оборудование, заключение сделки, подписание договора и другие. Может быть ограничен объем денежных средств, фигурирующий в заключаемой с помощью доверенности сделке. Возможны и другие ограничения или их отсутствие, что позволяет в кратчайшие сроки сделать электронную доверенность.
