Реестры договоров
Контроль договоров и систематизация их хранения в СЭД ТЕССА осуществляется отдельным модулем – системой реестров договоров. В нем ведется учет всех соглашений, которые заключены в процессе всего цикла работы компании.
После заключения договора, его отправляют в цифровой архив и с помощью реестра договоров организации он, может быть, в любой момент извлечен и вновь запущен в оборот. Модуль помогает следить не только за заключением договоров реестра, но и за рабочим процессом подписания документа с момента его создания до последнего этапа согласования.
Таблица реестра
Для удобства работы с договорами и оптимизации документооборота реестр данных, выполненный в форме таблицы является лучшим решением. При оформлении нового документа на него заводится специальная карточка, с заранее предусмотренными полями (дата начала, номер, дата подписания, наименование, предмет договора, ответственное лицо и другие). Из карточки сведения из соответствующих полей сразу дублируются в таблицу.. Если в компании имелась информация по документам, сохраненная в других редакторах или программах (1С, Excel, Word, другие), то она может быть импортирована в СЭД. Модуль был разработан для обеспечения максимально комфортной и быстрой работы с информацией. При необходимости данные таблицы могут быть извлечены в любом необходимом виде.
СЭД ТЕССА позволяет вносить дополнительные поля, которые необходимы заказчику для ведения реестра договоров и других используемых им документов.
Необходимые поля реестра
Основная задача электронного реестра договоров – получение оперативной информации по электронному цифровому документообороту компании. В таблице кроме реквизитов регистрируются и конкретные сведения по каждому документу. В стандартном варианте программа реестра договоров предлагает следующие поля для заполнения:
- Номер договора – абсолютный номер документа в системе СЭД ТЕССА, являющийся уникальным и служащий паспортом для данного объекта.
- Дата договора – дата визирования документа всеми заинтересованными сторонами.
- Предмет договора – содержит вид документа и предмет сделки (поставка, получение, покупка, хранение, другие варианты).
- Срок договора – дата окончания действия договора, в случае необходимости в поле может быть указано «бессрочный». В дополнительных полях можно указать действующий, продленный или аннулированный.
- Контрагент – содержит информацию по компании-контрагента, и ее реквизиты.
- Цену договора – стоимость сделки и порядок взаиморасчетов.