Шаблоны в системе документооборота
Оформление договоров, актов, счетов и других документов в СЭД ТЕССА представляет собой достаточно простой и быстрый процесс, благодаря использованию большого количества шаблонов. Они значительно упрощают работу специалистов на начальных этапах регистрации информации и способствуют сокращению времени на ее поиск.
Шаблоны документов в системе документооборота соответствуют всем требованиям современных стандартов на документацию. В случае изменения ГОСТов, ОСТов и других государственных нормативов, СЭД позволяет в кратчайшие сроки внести изменения в нужные шаблоны, изменяя все необходимые категории документов в автоматическом режиме. В системе можно самому создать шаблон документа и его маршрута, для оптимизации процесса согласования. Оформление шаблона документа происходит через контекстное меню слева.
Процесс использования шаблона
Для создания нового документа, сотрудник должен зайти в свой личный кабинет. В нем он сможет выбрать из готовых шаблонов документа, из доступных для его должности и уровня допуска к данным компании.
После выбора вида документа, ему будут предложены один или несколько вариантов форм на выбор.
Активировав нужный вариант, работник перейдет на страницу заполнения шаблона документа. В большинстве случаев, стандартные поля могу быть заполнены в автоматическом режиме, из карточки учета сотрудника, если это не противоречит политике безопасности компании. После заполнения необходимой информации, документ автоматически запускается на процесс согласования или утверждения. По завершению процесса сотрудник получит уведомление и завизированную копию документа, по необходимости.
Преимущества шаблонов
Шаблоны электронных документов позволяют значительно сократить время, необходимое для создания типовых документов. Они позволяют использовать дорогих высококвалифицированных специалистов, только при их создании. В дальнейшем работу с информацией можно поручать рядовым сотрудникам. Благодаря шаблонам изменения можно вносить во все документы одновременно. В случае изменения типовых полей, встречающихся в различных макетах, они так же меняются одновременно.
Для любой компании, каждого отдельного проекта можно создавать самостоятельный типовой вариант договоров, актов, счетов. Все дополнительные поля, можно сразу импортировать в систему реестра, чтобы в дальнейшем, облегчить поиск необходимого документа, в том числе и с помощью этих новых данных.
Новые возможности шаблонов
СЭД ТЕССА для удобства пользователей позволяет импортировать необходимые данные из файлов Word (.docx), Excel (.xlsx), и Html. Доступна и обратная операция. Данные из карточек документов могут быть экспортированы в соответствующие форматы. Это дает возможность предоставлять данные в требуемом виде, а так же работать с шаблонами документов в Word (.docx), Excel (.xlsx).
Помимо очевидных достоинств подобного функционала добавляется возможность использования большинства функционала указанных редакторов. Например, становится доступным поворот текста в ячейках таблиц, для удобства восприятия информации.
Кроме текстовых редакторов и создания шаблонов текстовых документов, появилась возможность использования диаграмм. Информацию можно подавать в более наглядном и доступном виде.
