Штампы и печати в системе документооборота
Документ может обладать различными вариантами защиты информации. Такими способами являются известные всем штампы и печати. Они не только позволяют узнать о принадлежности информации в договоре, акте или счете конкретной компании, но и позволяют указать круг лиц или фирм ответственных на сведения. При сканировании документов или внесении готовой копии бумажного документа в СЭД ТЕССА штампы и печати сохраняются на своих местах в полном объеме.
Особенности утверждения документа в СЭД
В электронном документе, в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, функцию электронной печати или штампа выполняет электронная подпись. Она должна иметь строго определенный вид и располагаться в отведенном ей месте. Благодаря СЭД ТЕССА работник имеющий право электронной подписи документа, не должен задумываться о таких нюансах. Когда к нему поступает документ, он выбирает пункт «утверждено» в соответствующем меню и дальше его ЭП появляется в необходимом месте, согласно установленному стандарту.
После визирования документа в СЕД ТЕССА с помощью ЭП он становится защищенным от любых изменений. Если подписей требуется несколько, то при необходимости внесения поправок в информацию от других пользователей, документу снова придется пройти все предыдущие стадии процесса утверждения.
Это гарантирует, что в любой момент времени однозначно можно определить кто участвовал в создании и заключении договора и в какое время.
Существует основных три вида электронной подписи
Простая электронная подпись – необходима для писем и спецификаций. Регулярно применяется в системе корпоративного документооборота. Ее можно использовать и для банковских операций с ограниченным бюджетом.
Квалифицированная электронная подпись обладает повышенным классом защиты, благодаря шифрованию, и считается самой надежной и защищенной. Она необходима при взаимодействии с государственными структурами и при участии в торгах.
Неквалифицированная электронная подпись производится с помощью шифрования данных и применения закрытого ключа. Ее достаточно для защиты документа от изменений. Она также используется для предоставления отчетности в налоговые государственные органы и на торговых площадках низкого уровня.
Подписание документов ЭП в Компании
Виды подписания документов
- Одна подпись (автор документа)
- Две подписи (сдал/принял)
- Комиссионное (3 и более подписи)
Виды используемых подписей:
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
- Простая электронная подпись (ПЭП)
Форматы подписываемых документов
- docx
- xlsx
- xt
- xml
