Заказать звонок

Система Электронного Документооборота TESSA на основе передовых технологий.
Закажите бесплатную презентацию сейчас

Получить демо доступ

Универсальность


Система электронного документооборота TESSA применяется для различных сценариев и была разработана с учетом многолетнего опыта в области автоматизации предприятий. Решения на базе TESSA успешно внедрены в различных отраслях.

Кросс-платформа


Система электронного документооборота TESSA является кроссплатформенной СЭД, поддерживающей свободное серверное ПО LINUX и ПО на базе Microsoft, с полнофункциональным веб-клиентом и в полной мере соответствует новым требованиями формирования Реестра российского ПО Минкомсвязи.

Типовые решения готовые к работе


Отличный инструмент для централизации функций обработки документов. Высокая прикладная готовность базовой конфигурации в стандартной поставке системы.

Этапы работы над проектом в СЭД TESSA

В СЭД ТЕССА существует множество различных проектов под нужды и требования наших заказчиков. Но все они имеют определенные этапы работы над проектом, выполнение которых приведет к подбору наиболее подходящего под поставленные задачи варианта.

Основные этапы работы над проектом

Этапы работы над рабочим проектом заключаются в следующем:

  1. Определить цели и задачи проекта. Провести анализ возможных проблем внедрения электронного документооборота для установленных задач.
  2. Провести предпроектное обследование. Изучить особенности введения делопроизводства:
    • сформировать список документов для перевода в электронный формат;
    • провести исследование документопотоков между исполнителями и структурными подразделениями;
    • сделать анализ действующих регламентов на предмет оптимизации документопотоков и маршрутов движения внутренних и внешних документов;
    • изучить процесс формирования, согласования и утверждения всех видов внутренних документов компании;
    • проверить порядок регистрации и обработки корреспонденции входящей и исходящей;
    • определить специалистов, уполномоченных подписывать документы;
    • оценить, насколько ведение процесса СЭД ТЕССА в компании соответствует нормам и требованиям ОСТ, законодательству РФ;
    • изучить процедуру формирования процессов, требования к хранению и передаче на хранение в цифровой архив документов;
    • определить, какие бизнес-процесс должны быть автоматизированы;
    • произвести анализ полученных данных и создать, на их основе, технические требования, которым должен отвечать проект СЭД.
  3. Провести анализ сложившихся в компании делопроизводственных процессов.  Систематизировать и упорядочить работу с документопотоками. Разработать стандарты обработки документов, выпустить инструкции, в которых регламентированы зоны ответственности между исполнителями. Прописать порядок взаимодействия между ними. Внести поправки и необходимые дополнения в нормативные акты компании, должностные инструкции. Обеспечить безопасность, разграничить доступ к проекту.
  4. Выпустить макет процесса управления документами, прописать маршруты документопотоков, порядок и очередность выполнения, согласования и утверждения документов. Обеспечить возможность одновременного доступа при необходимости совместной работы с проектом для всех исполнителей. Создать техническое задание с учётом конкретных пожеланий и требований.
  5. Провести анализ готовых решений СЭД ТЕССА, определить, какие изменения и дополнения необходимы с учётом особенностей, вашей организации. Продумать необходимость разработки персональных проектов. 
  6. Получить сертификаты электронных цифровых подписей для ответственных исполнителей, уполномоченных на визирование документов.
  7. Запуск проект электронного документооборота, включает в себя этапы работы с проектной документацией и осуществляется выбором одного из двух вариантов:
    • По документам — автоматизируется обработку одного типа документов: приказов и распоряжений, контрактов и договоров.
    • По подразделениям —автоматизируются рабочие места в службе делопроизводства, кадровой службе, бухгалтерии и так далее, пока не будет охвачена вся компания.
  8. Сформировать электронный архив, переведя имеющиеся бумажные документы в электронный формат в виде сканов или в формате текстовых редакторов.
  9. Интегрировать проект с другими ранее запущенными в компании. Работа в СЭД ТЕССА, подразумевает возможность обмена данными с системами автоматизированного кадрового, финансового, производственного учета в компании. 
  10. Разработать руководства для пользователей с учётом особенностей конкретных рабочих мест. Выпустить приказ о внедрении проекта электронного документооборота и ознакомьте с ними сотрудников под подпись.
  11. Установить контроль над соблюдением норм и регламентированных процедур исполнителей при работе с проектом.
  12. Последним этапом работы проекта является назначение ответственных сотрудников, для оказания остальным помощи проекту оперативному решению проблемы внедрения системы электронного документооборота.

Этапы проекта

Отправьте заявку и специалист компании свяжется с Вами в ближайшее время.

    Оставляя свои контактные данные , вы принимаете условия Политики конфиденциальности в отношении обработки персональных данных

      Заказать звонок

      Оставляя свои контактные данные , вы принимаете условия Политики конфиденциальности в отношении обработки персональных данных

      ×