Этапы работы над проектом в СЭД TESSA
В СЭД ТЕССА существует множество различных проектов под нужды и требования наших заказчиков. Но все они имеют определенные этапы работы над проектом, выполнение которых приведет к подбору наиболее подходящего под поставленные задачи варианта.
Основные этапы работы над проектом
Этапы работы над рабочим проектом заключаются в следующем:
- Определить цели и задачи проекта. Провести анализ возможных проблем внедрения электронного документооборота для установленных задач.
- Провести предпроектное обследование. Изучить особенности введения делопроизводства:
- сформировать список документов для перевода в электронный формат;
- провести исследование документопотоков между исполнителями и структурными подразделениями;
- сделать анализ действующих регламентов на предмет оптимизации документопотоков и маршрутов движения внутренних и внешних документов;
- изучить процесс формирования, согласования и утверждения всех видов внутренних документов компании;
- проверить порядок регистрации и обработки корреспонденции входящей и исходящей;
- определить специалистов, уполномоченных подписывать документы;
- оценить, насколько ведение процесса СЭД ТЕССА в компании соответствует нормам и требованиям ОСТ, законодательству РФ;
- изучить процедуру формирования процессов, требования к хранению и передаче на хранение в цифровой архив документов;
- определить, какие бизнес-процесс должны быть автоматизированы;
- произвести анализ полученных данных и создать, на их основе, технические требования, которым должен отвечать проект СЭД.
- Провести анализ сложившихся в компании делопроизводственных процессов. Систематизировать и упорядочить работу с документопотоками. Разработать стандарты обработки документов, выпустить инструкции, в которых регламентированы зоны ответственности между исполнителями. Прописать порядок взаимодействия между ними. Внести поправки и необходимые дополнения в нормативные акты компании, должностные инструкции. Обеспечить безопасность, разграничить доступ к проекту.
- Выпустить макет процесса управления документами, прописать маршруты документопотоков, порядок и очередность выполнения, согласования и утверждения документов. Обеспечить возможность одновременного доступа при необходимости совместной работы с проектом для всех исполнителей. Создать техническое задание с учётом конкретных пожеланий и требований.
- Провести анализ готовых решений СЭД ТЕССА, определить, какие изменения и дополнения необходимы с учётом особенностей, вашей организации. Продумать необходимость разработки персональных проектов.
- Получить сертификаты электронных цифровых подписей для ответственных исполнителей, уполномоченных на визирование документов.
- Запуск проект электронного документооборота, включает в себя этапы работы с проектной документацией и осуществляется выбором одного из двух вариантов:
- По документам — автоматизируется обработку одного типа документов: приказов и распоряжений, контрактов и договоров.
- По подразделениям —автоматизируются рабочие места в службе делопроизводства, кадровой службе, бухгалтерии и так далее, пока не будет охвачена вся компания.
- Сформировать электронный архив, переведя имеющиеся бумажные документы в электронный формат в виде сканов или в формате текстовых редакторов.
- Интегрировать проект с другими ранее запущенными в компании. Работа в СЭД ТЕССА, подразумевает возможность обмена данными с системами автоматизированного кадрового, финансового, производственного учета в компании.
- Разработать руководства для пользователей с учётом особенностей конкретных рабочих мест. Выпустить приказ о внедрении проекта электронного документооборота и ознакомьте с ними сотрудников под подпись.
- Установить контроль над соблюдением норм и регламентированных процедур исполнителей при работе с проектом.
- Последним этапом работы проекта является назначение ответственных сотрудников, для оказания остальным помощи проекту оперативному решению проблемы внедрения системы электронного документооборота.
