Правила проекта в ЭДО ТЕССА
Любой проект управления информацией в СЭД ТЕССА должен соответствовать определенным правилам работы с данными: захват, управление, хранение, защита, доставка информации. Выполнение этих этапов правил ведения проекта позволяет сделать цикл работы с информацией завершенным и самодостаточным, сокращая время и затраты на его работу.
Правила проекта документа необходимы для управления документаций на протяжении всего процесса. Если какой-то из нижеперечисленных пунктов оказывается не учтен, это отрицательно сказывается на всем проекте.
Зачем нужны правила проекта
Правила документации проекта необходимы для корректной работы системы электронного документооборота.
Захват данных обеспечивает правильное их занесение в структуру проекта. Ошибки в выполнении данного этапа отразятся на дальнейшей идентификации информации и возможности ее перемещения.
Управления информацией означает необходимость оптимизации и синхронизации с другими процессами проекта. Это один из важнейших этапов правильность организации которого сильно отражается на времени исполнения процессов.
Хранение требует особой организации и позволяет быстро находить имеющиеся документы в любой момент времени.
Защита позволяет пользоваться документами только специалистам с необходимым уровнем допуска.
Доставка информации позволяет не только отследить последние изменения стандартов и требований к документообороту, но и вносить необходимые изменения на этапе работы проекта.
Использование правил проекта
При запуске нового проекта или реорганизации уже имеющихся стоит внимательно учесть каждый шаг в жизненном цикле электронного документа, учитывать правила проекта или правила изменения проекта. Нарушение правил проекта может отрицательно сказаться на всем цикле СЭД. Желательно, либо компенсировать этот этап, за счет организации смежного процесса или сделать вывод и ввод информации обратно в цикл максимально комфортным.
