Заказать звонок

СЭД в Машиностроении

Машиностроительная отрасль с СЭД

Осуществление документооборота ЭДО на машиностроительном предприятии требует больших затрат времени и средств из-за огромного количества печатных документов, многие из которых должны храниться в нескольких экземплярах. Избавиться от лишних трат на печать, копирование и хранение бумаг, а также надежно защитить важную информацию от потери и несанкционированного использования можно с помощью системы электронного документооборота.

Практический опыт по внедрению СЭД в новом машиностроительном заводе

Цели реализации СЭД

На основании поставленных задач в целях в области качества и бережливого производства на АО НЗ 70-летия победы были выявлены следующие цели:

  • Автоматизация процессов работы с документами
    • входящие и исходящие документы,
    • организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, протоколы и другие);
    • служебная переписка;
  • Построение единого электронного архива договорных документов
    • контроль текущего состояния и отслеживание рекламаций
  • Формирование и автоматизация процессов согласования договоров
    • ускорение процесса согласования договоров
  • Автоматизация рабочего места руководителя и исполнителей
    • максимальная автоматизация работы с сообщениями, выдачей резолюций и получением отчетов по исполнению заданий.

Внедрение и запуск системы в опытно-промышленную эксплуатацию

Первый этап тестирования

  • Рабочая группа — сотрудники предприятия
  • Тестирование типового функционала СЭД в разрезе внутренних документов и их регистрации, а так же механизм поручений (заданий).

Первая очередь доработок

  • Создание справочника номенклатуры дел
  • Настройка нумерации документов на основании индекса номенклатуры дел
  • Возможность ввода конфиденциальных документов, срытых от всех кроме объектов адресации
  • Доработка стандартных карточек электронных документов
    • обеспечена возможность выбора номенклатуры дел и создания конфиденциального документа
  • Формирование журналов регистрации документов по номенклатуре дел

Первичный и вторичный этапы тестирования

В системе регистрируются:

  • служебные записки (входящие и исходящие)
  • распоряжения
  • приказы
  • входящие и исходящие из сторонних организаций
  • внутренние документы УИТ
    • (заявки на ввод пользователей в SAP ERP и SAP HR)
  • протоколы совещаний

Расширение системы

Расширение системы

Вторая очередь доработок

  • Автоматическое формирования бланка служебной записки
  • Доработка входящих и исходящих документов
  • Доработка рабочих столов пользователей
  • Добавлена возможность контроля и просмотра документов для руководителей структурных подразделений. S Добавлен механизм контроля поручений по документу, в том числе и уже выполненных с индикацией просроченных.

Третья очередь доработок

  • Подсистема согласования договоров запущенна напредприятии
  • В систему добавлен справочник «Идентификатор госконтракта» и новый вид документа «Заявка на разработку/согласование проекта договора»

Четвертая очередь доработок

  • Доработка конфигурации для анализа и связей на основании
    • Идентификатора госконтракта (ИГК), доработка карточек и написание отчетов
  • Реализация замечаний по процессу согласования и перевод данной подсистемы в промышленную эксплуатацию
  • Запуск подсистемы внутренних документов по предприятию в целом.
  • (текущее состояние регистрация и ввод документов осуществляет Дирекция по режиму и безопасности общий отдел и Дирекция по правовым и корпоративным вопросам частично дирекция по качеству)
  • Подключение подсистемы распознавание текстов документов и поиск по тексту документа.
  • Обновление до актуальной версии
  • Загрузка справочника изделий и материалов из PDM-системы

Текущее состояние системы

Текущее состояние системы

Система электронного документооборота располагает набором типовых решений для автоматизации:

  1. Сортировка документов;
  2. Работы с входящей и исходящей документацией;
  3. Обработки корреспонденции;
  4. Согласования документов, платежей, заявок;
  5. Подписания документов электронной подписью;
  6. Хранения электронного архива с неограниченным количеством видов документов;
  7. Массовой отправки документов в архив и пакетного извлечения файлов;
  8. Согласование входящей/исходящей документации записок, протоколов, претензий и жалоб;
  9. Организации отчетности и других блоков документооборота.

Типовую конфигурацию можно совершенствовать и адаптировать к использованию на каждом конкретном предприятии, в соответствии с его особенностями и пожеланиями пользователей.

С системой ЭДО сотрудники машиностроительной компании получают доступ к комфортной цифровой рабочей среде, а руководство может оперативно отслеживать исполнение каждого бизнес-процесса. Графическая визуализация позволяет быстрее воспринимать, оценивать информацию и принимать решения. Благодаря оптимизации документооборота, значительно упрощается выполнение таких задач, как:

  1. Подготовка документации предприятия к проверке;
  2. Поиск необходимых документов, в том числе архивных документов;
  3. Подготовка и заключение новых договоров;
  4. Расширение сотрудничества и обмен информацией с партнерами;
  5. Открытие новых отделов, филиалов или слияние предприятий;
  6. Использование других цифровых технологий.

С помощью СЭД пользователи могут выполнять свои обязанности, находясь на любом объекте предприятия и за его пределами, что открывает новые возможности для функционирования компании, даже при переводе части персонала на работу в удаленном режиме.

На базе СЭД ТЕССА проведена автоматизация:

ОАО Нижегородский машиностроительный завод

СЭД в Машиностроении

Отправьте заявку и специалист компании свяжется с Вами в ближайшее время.

    Оставляя свои контактные данные , вы принимаете условия Политики конфиденциальности в отношении обработки персональных данных

      Заказать звонок

      Оставляя свои контактные данные , вы принимаете условия Политики конфиденциальности в отношении обработки персональных данных

      ×