Машиностроительная отрасль с СЭД
Осуществление документооборота ЭДО на машиностроительном предприятии требует больших затрат времени и средств из-за огромного количества печатных документов, многие из которых должны храниться в нескольких экземплярах. Избавиться от лишних трат на печать, копирование и хранение бумаг, а также надежно защитить важную информацию от потери и несанкционированного использования можно с помощью системы электронного документооборота.
Практический опыт по внедрению СЭД в новом машиностроительном заводе
Цели реализации СЭД
На основании поставленных задач в целях в области качества и бережливого производства на АО НЗ 70-летия победы были выявлены следующие цели:
- Автоматизация процессов работы с документами
- входящие и исходящие документы,
- организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, протоколы и другие);
- служебная переписка;
- Построение единого электронного архива договорных документов
- контроль текущего состояния и отслеживание рекламаций
- Формирование и автоматизация процессов согласования договоров
- ускорение процесса согласования договоров
- Автоматизация рабочего места руководителя и исполнителей
- максимальная автоматизация работы с сообщениями, выдачей резолюций и получением отчетов по исполнению заданий.
Внедрение и запуск системы в опытно-промышленную эксплуатацию
Первый этап тестирования
- Рабочая группа — сотрудники предприятия
- Тестирование типового функционала СЭД в разрезе внутренних документов и их регистрации, а так же механизм поручений (заданий).
Первая очередь доработок
- Создание справочника номенклатуры дел
- Настройка нумерации документов на основании индекса номенклатуры дел
- Возможность ввода конфиденциальных документов, срытых от всех кроме объектов адресации
- Доработка стандартных карточек электронных документов
- обеспечена возможность выбора номенклатуры дел и создания конфиденциального документа
- Формирование журналов регистрации документов по номенклатуре дел
Первичный и вторичный этапы тестирования
В системе регистрируются:
- служебные записки (входящие и исходящие)
- распоряжения
- приказы
- входящие и исходящие из сторонних организаций
- внутренние документы УИТ
- (заявки на ввод пользователей в SAP ERP и SAP HR)
- протоколы совещаний
Расширение системы
Вторая очередь доработок
- Автоматическое формирования бланка служебной записки
- Доработка входящих и исходящих документов
- Доработка рабочих столов пользователей
- Добавлена возможность контроля и просмотра документов для руководителей структурных подразделений. S Добавлен механизм контроля поручений по документу, в том числе и уже выполненных с индикацией просроченных.
Третья очередь доработок
- Подсистема согласования договоров запущенна напредприятии
- В систему добавлен справочник «Идентификатор госконтракта» и новый вид документа «Заявка на разработку/согласование проекта договора»
Четвертая очередь доработок
- Доработка конфигурации для анализа и связей на основании
- Идентификатора госконтракта (ИГК), доработка карточек и написание отчетов
- Реализация замечаний по процессу согласования и перевод данной подсистемы в промышленную эксплуатацию
- Запуск подсистемы внутренних документов по предприятию в целом.
- (текущее состояние регистрация и ввод документов осуществляет Дирекция по режиму и безопасности общий отдел и Дирекция по правовым и корпоративным вопросам частично дирекция по качеству)
- Подключение подсистемы распознавание текстов документов и поиск по тексту документа.
- Обновление до актуальной версии
- Загрузка справочника изделий и материалов из PDM-системы
Текущее состояние системы
Система электронного документооборота располагает набором типовых решений для автоматизации:
- Сортировка документов;
- Работы с входящей и исходящей документацией;
- Обработки корреспонденции;
- Согласования документов, платежей, заявок;
- Подписания документов электронной подписью;
- Хранения электронного архива с неограниченным количеством видов документов;
- Массовой отправки документов в архив и пакетного извлечения файлов;
- Согласование входящей/исходящей документации записок, протоколов, претензий и жалоб;
- Организации отчетности и других блоков документооборота.
Типовую конфигурацию можно совершенствовать и адаптировать к использованию на каждом конкретном предприятии, в соответствии с его особенностями и пожеланиями пользователей.
С системой ЭДО сотрудники машиностроительной компании получают доступ к комфортной цифровой рабочей среде, а руководство может оперативно отслеживать исполнение каждого бизнес-процесса. Графическая визуализация позволяет быстрее воспринимать, оценивать информацию и принимать решения. Благодаря оптимизации документооборота, значительно упрощается выполнение таких задач, как:
- Подготовка документации предприятия к проверке;
- Поиск необходимых документов, в том числе архивных документов;
- Подготовка и заключение новых договоров;
- Расширение сотрудничества и обмен информацией с партнерами;
- Открытие новых отделов, филиалов или слияние предприятий;
- Использование других цифровых технологий.
С помощью СЭД пользователи могут выполнять свои обязанности, находясь на любом объекте предприятия и за его пределами, что открывает новые возможности для функционирования компании, даже при переводе части персонала на работу в удаленном режиме.
На базе СЭД ТЕССА проведена автоматизация:
ОАО Нижегородский машиностроительный завод
