Внедрение СЭД TESSA на предприятии - Автоматизация документооборота с помощью СЭД ТЕССА

Система электронного документооборота TESSA

TESSA – это гибкая универсальная платформа, снабжённая современным интерфейсом. С ней можно легко создавать высокопроизводительные решения по автоматизации документооборота, а также управления бизнес-процессами в компаниях в различных сферах бизнеса. TESSA относится к системам электронного документооборота нового поколения.

СЭД ТЕССА обладает следующими преимуществами:

  1. Интерактивный пользовательский интерфейс, который соответствует современным требованиям.
  2. Высокая скорость работы. Требуется менее секунды для выполнения всех основных операций, благодаря оптимизации системы для работы в условиях распределенных сетей даже со слабыми каналами передачи данных.
  3. Наличие мультиплатформенного веб-клиента с полным набором функций.
  4. Наличие мощной подсистемы ролевого доступа к функциям и объектам с иерархией простых ролей, динамически вычисляемыми и контекстными ролями.
  5. Возможность внесения настроек и разработок расширений для адаптации любого уровня платформы под личные требования.
  6. Удачное сочетание программирования с визуальными настройками.
  7. Разнообразие типов представления данных (обычные, зависимые, программные и подмножества).
  8. Возможность работы с передачей данных по защищённому протоколу https и через сеть Интернет, в том числе поверх VPN.
  9. Удобная организация сложных бизнес-процессов с эффективной визуализацией этапов их выполнения.
  10. Возможность интеграции с другими информационными системами.
  11. Предоставление типовых решений.
  12. Доступная стоимость владения системой, окупаемость проекта внедрения в краткие сроки.

Платформу TESSA разработали, используя практический опыт реализации более 300 различных проектов внедрения электронного документооборота в компаниях разного масштаба и специализации.

Видеодемонстрация основных возможностей СЭД TESSA

Данное видео позволяет ознакомиться с пользовательским интерфейсом с мобильных и стационарных рабочих мест, а также с базовыми функциональными возможностями платформы TESSA.


Благодаря решениям платфомы TESSA по автоматизации документооборота и управлению бизнес-процессами, можно:

  1. Сократить издержки за счёт исключения потерь и оптимизации поиска необходимых документов, сэкономить средства на хранении/печати/перемещении печатных документов;
  2. Сократить сроки обработки и согласования документов, осуществления бизнес-процессов;
  3. Обеспечить прозрачность процессов, которые были автоматизированы;
  4. Обеспечить контроль обработки и создания документов;
  5. Повысить эффективность управляемости компании.

Процесс работы с системой TESSA становится более быстрым, красивым, современным, интерактивным. Платформа с гибкими возможностями настройки, безупречной внутренней архитектурой, передовыми технологиями WPF обеспечивает безукоризненное и стабильное функционирование рабочего места пользователя и минимизацию времени отклика приложения, даже несмотря на ограниченные возможности каналов передачи данных.


С помощью платформы TESSA можно автоматизировать такие функциональные блоки электронного документооборота, как:

Удобство и скорость работы

Система адаптирована для работы с большим объёмом данных. СЭД TESSA может легко обеспечивать хранение миллионов карточек документов со скан-образами, открывать доступ к архиву тысячам пользователей, работающим одновременно, сохранять высокую скорость навигации и поиска.

С платформой приятно работать, поскольку:

  1. Используются функции прозрачности и затемнения рабочей зоны, плавные переходы;
  2. Интерфейс функциональный, но не перегруженный;
  3. Имеются интерактивные кнопки с эффектом анимации, всплывающие меню;
  4. Реализовано простое переключение между карточками разных объектов в рамках рабочей области;
  5. Можно настраивать тему рабочей обрасти и фон;
  6. Возможна фоновая загрузка файлов в карточку документа.

Эти и другие функции, а также возможности гибкой настройки делают процесс работы удобным, простым и приятным. С вариантом интерфейса основного окна данной системы можно ознакомиться здесь:


Вариант регистрационной карточки договора с приложенным заданием для согласующего сотрудника:


Обработка и хранение документов

В TESSA представлены все необходимые возможности, с которыми можно создавать быстрый и удобный в работе цифровой, электронный архив с документами различных типов:

Внешний вид карточек документов и состав атрибутов обеспечены инструментом гибкой настройки, атрибуты удобно заполняются, доступна функция автозавершения.

TESSA обладает гибкой системой разграничения прав доступа к различным объектам (в том числе – с разграничением в зависимости от контекста)

Система полнотекстового и атрибутивного поиска

Статистические отчеты по различным данным в системе, использование инфографики (в виде диаграмм)

Возможность просматривать объекты другой информационной системы

Связь между документами

Организация связанных представлений (например, входящие – исходящие, контрагенты – договоры, клиентские досье – продуктовые досье и т.п.)

Система уведомлений и поручений по документам

Версионность документов

Организация бизнес-процессов обработки документов высокой степени сложности

Система представлений с возможностью организации подмножеств (предусмотрена возможность раскрывать представление реестра договоров по типу, по контрагенту, по сумме и прочим атрибутам в необходимой последовательности)

Подсистема управления бизнес-процессами

С конструктором бизнес-процессов можно без программирования (по концепции «low code») настраивать в системе процесс любой степени сложности и с любым типом заданий.

Организация бизнес-процесса любой сложности с эффективной наглядной визуализацией этапов выполнения процесса для пользователя

Мгновенные переходы между этапами бизнес-процессов, несмотря на количество активных процессов, – менее чем за 1 секунду.

Динамическая генерация схемы в контексте осуществления каждого бизнес-процесса

Цветовая индикация пройденных стадий процесса


Визуализация бизнес-процесса

Для упрощения работы ход обработки автоматизированных бизнес-процессов в TESSA отображается с помощью встроенного визуализатора процессов.

Ниже показан пример графической карты процесса, которая была сформирована с помощью визуализатора:


Обсуждения и форумы

В системе работает эффективный и простой инструмент для быстрой проработки вопросов по объекту TESSA или документу в ходе работы над ним. Можно организовывать несколько обсуждений по одной карточке документа с любым количеством участников. Пользователю доступно форматирование сообщения: изменение размера, стиля шрифта, выбор цвета, вставка списков, картинок, цветных блоков и таблиц, приложение файлов, внешних ссылок и ссылок на другие объекты внутри системы.

В системе предусмотрена возможность вставки фрагмента форматированного текста из документа Word и письма Outlook. История обсуждения объекта хранится в его же карточке.


Модуль отчётов с инфографикой

TESSA включает эффективные средства контроля над процессами выполнения заданий и ходом бизнес-процесса обработки документа, а также отображение статистической сводной информации о состоянии электронного документооборота организации. Конструктор отчётов поможет построить в системе необходимые отчёты в графическом виде (диаграмма) или в виде таблицы.


Архитектура

Архитектура TESSA имеет три уровня


Клиентские рабочие места:

Web-клиент с адаптивным дизайном и полным набором функций

  1. Доступ ко всем функциям системы документооборота с помощью современных Web-браузеров
  2. Поддержка работы на любой современной ОС (включая IOS, Android, Windows, ОС семейства Linux и прочие)
  3. Работа через Интернет и в локальной сети
  4. Дизайн адаптируется под размер дисплея мобильного устройства автоматически


Desktop-клиент (windows-приложение)

  1. Доступ с ноутбука или стационарного компьютера с установленной ОС Windows
  2. Максимальная скорость работы
  3. Работа через Интернет и в локальной сети
  4. Автоматическое обновление
  5. Доступ к расширенным функциям


Мобильное согласование (почтовый клиент)

  1. Поддержка работы в офлайн-режиме
  2. Работа с заданиями с помощью электронной почты


Интеграция платформы с другими системами

TESSA открывает широкие возможности для интеграции с другими системами, с которыми можно:

  1. Использовать и искать информацию из других систем как собственную;
  2. Использовать справочники других систем как собственные, не синхронизируя данные;
  3. Работать со смешанной информацией на форме карточки (с информацией из TESSA и других информационных систем);
  4. Работать с ссылками на объекты других систем и виртуальными карточками (карточки с данными, собранными из других информационных систем, без повторения данных);
  5. Обмениваться данными с другими системами в ходе выполнения бизнес-процесса;
  6. Работать с информацией, представленной в виде виртуального файла, приложенного к карточке;
  7. Использовать web-ссылки на объекты TESSA из других систем;
  8. Обращаться к объектам TESSA через web-сервис.

Работа с помощью мобильного устройства

В TESSA существует лёгкий клиент – полнофункциональный и с адаптивным дизайном для работы с современных мобильных устройств любого типа. Для его использования не требуется специальная настройка и доработка, он поддерживает все возможные сценарии для полноценной работы с системой документооборота. Клиентские рабочие места с помощью конструкторов платформы TESSA можно легко адаптировать для рядовых исполнителей и для топ-менеджмента компании.

Также с TESSA пользователи могут участвовать в автоматизированных процессах согласования документа с помощью любого почтового клиента, не имея прямого доступа к серверу приложений TESSA (благодаря модулю "Мобильное согласование"). Для такого решения не понадобится установка дополнительных компонентов на устройство (КПК, ноутбук, смартфон), возможна работа в офлайн-режиме.

Отказоустойчивость и масштабируемость

Система TESSA бесперебойно работает даже в распределённых сетях, которые обладают слабыми каналами передачи данных.

СЭД TESSA обладает следующими функциональными и техническими возможностями масштабирования решений:

  1. Неограниченное количество функциональных блоков и автоматизированных в TESSA бизнес-процессов;
  2. Неограниченное количество пользователей, компаний и подразделений, подключаемых к системе;
  3. Кластеризация сервисов фоновых процессов
  4. Фоновая загрузка файлов в карточку документов (при этом не блокируется интерфейс и не существует ограничения в работе прочих компонентов системы);
  5. Возможность кластеризации серверов приложений (для отказоустойчивости или балансировки нагрузки);
  6. Организация локальных файловых хранилищ для удалённых подразделений
  7. Использование нескольких СУБД и файловых хранилищ данных

Перечисленные функции и возможности доступны в базовой поставке платформы, не требуют отдельной лицензии

Поддержка одновременной разработки нескольких функциональных блоков

В составе системы TESSA имеется "умный" модуль управления конфигурациями, который позволяет одновременно разрабатывать и устанавливать несколько конфигураций для разных функциональных блоков решения.

Установка и внедрение системы

TESSA имеет гибкие возможности настройки с самыми специфическими требованиями. Особенности проектирования платформы позволяют добавлять функциональное программное расширение при построении решений на всех уровнях архитектуры. Поэтому можно добавить то, что выходит за рамки стандартных возможностей настроек без нарушения целостности системы.

В стоимость проекта внедрения входит стоимость клиентских лицензий системы, а также услуг по внедрению и настройке решения. Трудоемкость услуг определяется функциональными требованиями и должна рассчитываться в каждом отдельном случае индивидуально.

Развёртывание и внедрение типового решения с регистрацией и согласованием документов может длиться всего несколько часов. Модификация и настройка решений на основе платформы TESSA проводится посредством встроенных конструкторов. С их помощью можно гибко адаптировать конкретное решение на платформе под особые требования, не привлекая вендор и не модифицируя базовые компоненты платформы.

Администратор может использовать конструкторы:

  1. Моделей данных;
  2. Карточек;
  3. Бизнес-процессов;
  4. Ролей;
  5. Дерева папок;
  6. Представлений;
  7. Отчетов с возможностью использования инфографики;
  8. Системы поиска.

Также в распоряжении администратора имеются:

  1. Обработчики разных событий;
  2. Сервис фоновых процессов;
  3. Модуль инфографики (построение диаграмм);
  4. Интеграционные модули к разным системам;
  5. Адаптивный визуализатор бизнес-процессов;
  6. Клиентские и серверные программные расширения;
  7. Модуль мобильного согласования;
  8. Видеоматериалы для обучения и подробный комплект документации.

Использование эффективной, современной системы документооборота – это залог стабильной работы компании. Сотрудники получают возможность сосредоточиться на решении ответственных, оперативныхвопросов, не теряя время на выполнение рутинных задач.

Система электронного документооборота TESSA позволяет использовать опыт успешных компаний для создания и осуществления новых идей и проектов. При этом обеспечивается слаженная работа коллектива и четкое распределение задач между участниками.

На СЭД TESSA уже работают

Заказать звонок

Ваше сообщение отправлено