Заказать звонок

Типовая конфигурация СЭД TESSA

Система Электронного Документооборота TESSA на основе передовых технологий.
Закажите бесплатную презентацию сейчас

Получить демо доступ

Универсальность


Система электронного документооборота TESSA применяется для различных сценариев и была разработана с учетом многолетнего опыта в области автоматизации предприятий. Решения на базе TESSA успешно внедрены в различных отраслях.

Кросс-платформа


Система электронного документооборота TESSA является кроссплатформенной СЭД, поддерживающей свободное серверное ПО LINUX и ПО на базе Microsoft, с полнофункциональным веб-клиентом и в полной мере соответствует новым требованиями формирования Реестра российского ПО Минкомсвязи.

Типовые решения готовые к работе


Отличный инструмент для централизации функций обработки документов. Высокая прикладная готовность базовой конфигурации в стандартной поставке системы.

О типовой конфигурации ТЕССА на предприятии

В системе СЭД ТЕССА предусмотрено типовое решение – готовая базовая конфигурация настроек, объектов и программных расширений. Любое программное расширение и настройку можно просматривать и модифицировать.

Общие сведения о внедрении СЭД ТЕССА на предприятии

Типовое решение включает:

  • Работу с задачами (назначение и контроль выполнения)
  • Электронную канцелярию (регистрацию документов)
  • Универсальный процесс согласования документа с функцией графической визуализации.

Для работы с указанными функциональными блоками в типовой конфигурации имеются все необходимые компоненты: представления, карточки, поиски, нумераторы, отчеты. Чтобы упростить управление этими компонентами, разработчики настроили дополнительные элементы администрирования. Можно использовать типовое решение в готовом виде или в качестве базы для создания другого решения.

Блок регистрации документов

Типовая конфигурация в системе документооборота TESSA располагает такими возможностями по регистрации документа:

Регистрация входящего документа

Базовая карточка для входящих документов содержит сквозную нумерацию, представление, реестр входящей документации.

Один из вариантов карточек входящего документа:

Вид реестра входящих документов:

Регистрация исходящего документа

Базовая карточка для исходящих документов содержит сквозную нумерацию, представление, реестр исходящей документации. Входящие документы связаны с ответными исходящими документами.

Один из вариантов карточек исходящих документов

Вид реестра исходящих документов:

Регистрация внутреннего документа

Базовая карточка для внутренних документов содержит сквозную нумерацию, представление, реестр внутренней документации.

Реестр договора

Базовая карточка для договоров содержит сквозную нумерацию, представление, реестр договоров.

В типовой конфигурации системы можно управлять внешними документами в разрезе контрагентов. Объединенное представление при выборе контрагента в связанных реестрах показывает списки документов: исходящих, входящих и договорных.

С примером можно ознакомиться здесь:

Для базовых карточек исходящих, входящих, внутренних документов, договоров в типовом решении была настроена система поиска по комбинации нескольких параметров

Так выглядит вызов диалога поиска для входящих документов:

В результатах поиска всегда дается подсказка по критериям поиска:

С помощью средств администрирования платформы TESSA можно легко настроить дополнительные атрибуты поиска.

Функциональный блок задач

В функциональном блоке управления поручениями и задачами в типовом решении предусмотрены следующие возможности:

Можно создать задачу по любому типу документа

В карточках документов любого из вышеперечисленных типов можно создавать одну или несколько задач.

Создаётся задача в контексте карточки документа, но одновременно она является отдельной карточкой, к которой можно приложить необходимые файлы и по которой можно отследить историю исполнения.

Задачи содержат следующие параметры:

  • Текст задания;
  • Срок исполнения;
  • Исполнитель (роль/сотрудник)

Из родительских задач можно создавать дочерние

У исполнителя задачи есть возможность создавать одну или несколько дочерних задач либо подзадач. Количество их уровней не ограничено.

Можно отзывать подзадачи, если родительская задача завершена (эту возможность можно настроить)

Незавершенные подзадачи могут быть отозваны автоматически при завершении родительской задачи.

Иерархию задач можно просматривать в карточке документа (доступ к этой функции возможен после приобретения лицензии на графический визуализатор процессов)

Исполнитель уведомляется о назначении задачи с помощью электронной почты, по ссылке из письма можно перейти в карточку документа.

Один из вариантов карточки входящего документа с назначенным заданием:

Функциональный блок универсального процесса согласования

В типовой конфигурации предусмотрен универсальный процесс согласования. Он может применяться к карточке какого-либо из настроенных типов документов. В карточке настроек процесса определяется возможность использования согласования с типом выбранного документа. Согласно универсальному процессу согласования, пользователь получает следующие возможности:

Создание маршрута любой степени сложности с помощью смешивания разных этапов согласования

Благодаря универсальному процессу согласования, можно определять очередность этапов согласования документов, причем на каждом этапе в согласовании могут участвовать несколько сотрудников или ролей.

Так выглядит один из вариантов настройки смешанных маршрутов согласования договоров:

Последовательные и параллельные этапы согласования

Согласование на каждом этапе может осуществляться последовательно или параллельно. Выполнение самих этапов – последовательное:

В типовой конфигурации для этапов согласования настраиваются следующие возможности:

  • Возврат согласуемого документа на доработку или редактирование по завершении этапа. Если эта функция включена, система возвращает документ инициатору на доработку независимо от того, согласован ли документ на этом этапе.
  • Возврат согласуемого документа на доработку или редактирование, если на определенном этапе документ не согласован. Включение данной функции позволяет системе возвращать документы инициатору при наличии отрицательного решения от одного из последовательно согласующих сотрудников.
  • Выдача прав согласующим сотрудникам на редактирование файла, в процессе которого пользователи могут внести правки в приложенный файл.
  • Выдача прав согласующим сотрудникам на редактирование карточек, в процессе которого пользователи могут редактировать поле карточки.

Согласующие сотрудники могут согласовать или не согласовать документ, оставив комментарий

Пример не согласования документа с оставленным комментарием:

Файлы может редактировать согласующий сотрудник, который является их автором, или сотрудник, который его замещает.

Сотрудники, которые принимают участие в согласовании, могут создать копию файла, приложенного к карточке согласуемого документа, чтобы вносить изменения. Особенно удобна эта функция для работы с текстовыми документами Microsoft Word.

Инициатор может увидеть замечания согласующих сотрудников в документах Microsoft Word (с расширением *.docx) после автоматической консолидации разных версий документа. При этом замечания от каждого сотрудника подсвечиваются отдельным цветом.

Так выглядит выделение файлов для сравнения (если имеется два файла) или консолидации (если файлов – три и более).

Пример автоматического объединения правок в Microsoft Word:

Согласующие сотрудники могут запросить комментарии у любого другого сотрудника

В ходе выполнения задания по согласованию документа сотрудник может запрашивать неограниченное количество комментариев у других согласующих сотрудников. Все комментарии собраны таблицу, в которой отображается наличие ответа и сам текст ответа. Это упрощает работу с большим количеством комментариев.

Уведомление о появлении комментария приходит автору вопроса по электронной почте

Когда появляется ответ на вопрос, его автор получает по электронной почте уведомление, в котором указано время ответа, его текст и ссылка на карточку.

Комментатор может оставить комментарий и при необходимости приложить в карточке файлы.

Редактировать файл может комментатор, который является его автором, или согласант, замещающий автора.

Редактирование маршрута в ходе согласования

Система позволяет корректировать маршрут согласования в ходе процесса согласования в части не активных на данных момент или незавершенных этапов.

Настраиваемый доступ к файлам и информации карточки для сотрудников, принимающих участие в согласовании

Полномочия согласующих сотрудников в части доступа к файлам и полям карточек с помощью карточки настроек доступа

Возврат файла на редактирование на этапе согласования

Отзыв документа в проект

У инициатора согласования (либо иного сотрудника, которому предоставлены соответствующие права) есть возможность отзывать документы с согласования. В этом случае отзываются все активные задания, документ возвращается Инициатору на редактирование.

Отмена документа

На этапе доработки или редактирования Инициатором можно снимать документы с согласования. При этом устанавливается статус документа «отменен».

Запуск согласования после его отмены

Если согласование документа было отменено, можно запустить его снова.

Настраиваемые права на запуск согласования, создание карточек, отмену и отзыв согласования с возможностью использования определенных контекстных ролей (например, роли Создателя карточки, Инициатора, Руководителя Инициатора и др.)

Подробная история согласования документа в листе согласования, который прилагается к карточке

Пользователь может в любой момент просмотреть подробную историю согласования, которая формируется в виде файла html, приложенного к карточке соответствующего согласуемого документа.

В системе TESSA можно настраивать прямой и обратный порядок отображения циклов и этапов согласования:

Графическая карта – визуализация текущего состояния бизнес-процесса согласования, представленная в графическом виде (доступ к этой функции открывается при наличии лицензии на использование графического визуализатора процессов)

В любой момент можно отобразить универсальный процесс согласования в виде наглядной графической схемы его этапов с подсветкой блоков. Если навести курсор мыши на определенный блок, появится подсказка, содержащая дополнительные комментарии о статусе выполнения этого блока.

Ознакомиться с примером визуализации процесса можно здесь:

Уведомления и отчеты

Возможность просмотра истории заданий процесса согласования, сгруппированных по циклам согласования

В типовой конфигурации можно просматривать историю заданий процесса согласования, сгруппированных по циклам согласования

Группировка истории запросов комментариев выполняется по родительским заданиям, в контексте исполнения которых эти комментарии были запрошены.

Почтовые уведомления при появлении заданий, запросе комментария и появлении ответа на этот запрос.

Во всех почтовых уведомлениях предоставляются ссылки быстрого доступа к карточкам из почтового клиента.

В представлении «Мои задания» (реестре заданий текущего сотрудника) можно отобразить задания по нескольким связанным критериям в любой вложенности и любом порядке.

Просматривать представление можно по следующим критериям:

  • Срок
  • Тип задания
  • Тип документа
  • Роль
  • Замещение
  • Подразделение автора
  • Состояние

Вариант вида реестра «Мои задания»:

Так выглядит раскрытие представления «Мои задания» с выбранными критериями: состояние, тип задания, срок задания.

В представлении «Задания от меня» предусмотрена возможность посмотреть задания, сгруппированные по связанным критериям. Их можно группировать в любой вложенности и любом порядке.

Просматривать представление можно по следующим критериям:

  • Срок
  • Тип задания
  • Тип документа
  • Текущее состояние задания

Так выглядит вариант реестра «Задания от меня»:

Вариант раскрытия представления по цепочке: срок задания, тип задания:

Отчет по актуальным заданиям с предоставлением различной информации об актуальных заданиях предусматривает следующие возможности:

  • Отображение количества заданий: новых, в работе, просроченных, которые можно группировать по подразделениям
  • Отображение количества заданий: новых, в работе, просроченных, которые можно группировать по сотрудникам
  • Отображение степени просроченности
  • Выбор сотрудника с отображением списка его заданий
  • Выбор подразделения со статистикой по сотрудникам
  • Фильтр отчета по выбранным параметрам, в числе которых:
    • набор типов документов
    • набор диапазона дат
    • набор типов заданий
    • роли
    • сотрудники
    • подразделения
  • Учет замещения
  • Управление возможностью просмотра отчета

Отчет по текущим заданиям может иметь следующий вид:

Отчет по исторической активности с отображением статистики по завершенным заданиям предусматривает следующие возможности:

  • Отображение количества завершенных и просроченных заданий, которые можно группировать по подразделениям
  • Отображение количества завершенных и просроченных заданий, которые можно группировать по сотрудникам
  • Отображение степени опоздания выполнения
  • Выбор сотрудника с отображением списка его заданий
  • Выбор подразделения с отображением статистики по сотрудникам
  • Фильтр отчетов по выбранным параметрам, в числе которых:
    • набор типов документов
    • набор диапазонов дат
    • набор типов заданий
    • сотрудники
    • подразделения
    • роли
  • Учет замещения
  • Управление возможностью просмотра отчета

Отчет по завершенным заданиям может выглядеть так:

Средства администрирования и настройки в типовой конфигурации

Для повышения гибкости, простоты и удобства управления элементами типового решения в его структуру включены системные карточки с настройками:

Карточка настроек типа документа

Этой настройкой регламентируются правила нумерации документов, возможности использования универсального процесса согласования с данным типом документа, возможности ручной регистрации документов этого типа.

Вариант вида карточки настройки типа документа:

Настройка доступа по ролям и контекстным ролям к различным операциям с карточкой, имеющей отношение к процессу согласования

В типовой конфигурации есть служебная карточка настроек доступа, которая позволяет определять параметры доступа к информации и операциям с карточкой согласуемого документа.

Доступ можно определять для какой-либо роли, в том числе контекстной и разделять его для данных файла, карточки, маршрута.

Можно настроить разный доступ для различных этапов согласования и для утвержденной карточки.

Настройка доступа на просмотр отчетов

Типовая конфигурация предусматривает настройку отдельной служебной карточки, которая регламентирует соответствие ролей смотрящих и предоставляет право на просмотр отчетов.

Вариант вида карточки настройки прав на просмотр отчетов:

Особенности готовой базовой конфигурации настроек, объектов, программных расширений в системе TESSA

  • Данную конфигурацию содержит стандартная поставка платформы
  • Она может быть использована в готовом виде или как база для создания другого решения
  • Базовую конфигурацию можно изучать, модифицировать, дорабатывать (включая уровень программного кода расширений)

Регистрация документов

  • Справочники контрагентов и сотрудников с готовыми настройками
  • Карточки основных типов документов (исходящие, входящие, договорные, внутренние и другие), которые можно просто и быстро расширить
  • Реестры для основных документов (включая связанные: входящие с исходящими, контрагенты с договорами и прочие)
  • Индикация степени нарушения сроков заданий подсветкой

Управление поручениями

  • Назначение поручения по любому типу документов
  • Наличие различных типов поручений
  • Индивидуальные и групповые поручения
  • Назначение ответственного исполнителя
  • Создание дочерних резолюций и делегирование
  • Отображение процесса выполнения поручения в виде графического дерева
  • Контроль над выполнением поручений

Согласование документа

  • Универсальный параллельно-последовательный процесс согласования документов
  • Графическая визуализация для отслеживания хода согласования
  • Лист согласования, история согласования
  • Возможность ручного и автоматического определения маршрута
  • Консолидация и сравнение документов в MS Word
  • Запрос комментариев по ходу исполнения согласования
  • Автозавершение заданий на согласование

Уведомления и отчеты

  • Почтовые уведомления о происходящих событиях с web-ссылкой на карточку
  • Уведомления со списками назначенных задач
  • Интерактивные сводные статистические отчеты по выполнению заданий

Дополнительные средства для быстрой настройки

  • Управление доступом по нескольким критериям
  • Управление типами документов
  • Управление нумерацией̆ (для проектной и итоговой документации)

Электронный документооборот - Типовая конфигурация СЭД TESSA

Отправьте заявку и специалист компании свяжется с Вами в ближайшее время.

    Оставляя свои контактные данные , вы принимаете условия Политики конфиденциальности в отношении обработки персональных данных

      Заказать звонок

      Оставляя свои контактные данные , вы принимаете условия Политики конфиденциальности в отношении обработки персональных данных

      ×