Оперативное управление СЭД ТЕССА
Процесс электронного документирования его компонентов при управлении документами в системе электронного документооборота. Как правило, от запросов в СПОО к стандартизованным документам системы, а потом к подписанным документам, система электронного документоринга начинает работать уже на третьем уровне – на уровне проектов документов. Заключительный контур, связанный со сроками управления документооборотом и делопроизводством, обычно реализуется в корпоративном ПО.
Второй шаг оперативного управления – управление письмами. В процессе логической цепочки действий между документами система электронного рутинного документообразования каждый шаг фиксирует в специальном шаблоне – письме. Этот этап считается обязательным, так же как и выставление сроков выполнения документов. Следующий этап автоматизации документоооборота – контроль качества выполнения поручений.
Здесь система электронного рабочего места (ЭРМ) выполняет роль третейского судьи, который будет принимать решения и выдавать сертификаты об успешном выполнении поручений – на основе их оценок качества. Организация электронной системы управления документооборотом показывает, что по результатам контроля качества 99% поручений будут выполнены.
На уровне проектов (внутренних документов предприятия) система электронного документооборота реализует функции контроля качества поручений и их оценки.
– Какие документы системы документорина чаще всего вызывают у клиентов интерес?
– Самыми частными являются поручения на согласование и утверждение документов.
Конечно, крупные и средние компании проявляют все больший интерес в управлении электронным документооборотом к системе электронного поручений: они больше времени тратят на то, чтобы определить, какую задачу следует поручить исполнителю. Нахождение оптимальной схемы взаимодействия исполнителя с руководителем, определение последовательности и времени исполнения поручений клиента – все это ключевые моменты, касающиеся документационного обеспечения управления компанией. Основная проблема при внедрении такого документообмена заключается в определении эффективности проектов внутрикорпоративного уровня, в возможностях построения системы мотивации и контроля, а также в мотивации и контроле исполнителей. В конечном счете для некоторых компаний только прием заданий является критичным или даже основным фактором, определяющим эффективность деятельности сотрудников. Все перечисленное требует от исполнителей высокой квалификации,