Заказать звонок

Кадровый документооборот КЭДО

Кадровый электронный документооборот: современное решение при внедрении КЭДО

Кадровый электронный документооборот для HR отделов (отделов кадров) на базе СЭД решает задачи юридического урегулирования вопросов связанных со всеми аспектами работы персонала.

Преимущество решения


Можно ЗАКОННО нанять, отправить в отпуск, премировать человека из Магадана не напечатав и не отправив ни одной бумажки.

Кадровые действия с удаленными сотрудниками без бумаги.
Нужен только телефон и паспорт.

человек идет по дороге в небо
все пункты

Возможности решения


Позволяет оформить все кадровые документы в электронном виде

Включая трудовой договор и заявление на увольнение


Исключительно законно и безопасно 

в строгом соответствии со 122-ФЗ и 407-ФЗ

Без присутствия в офисе

то есть вообще не встречаясь с сотрудником

Без печати на бумаге

документы будут хранится на вашем сервере

Без покупки ЭЦП на флэшках для всех сотрудников

Применяется неквалифицированная электронная подпись (НЭП) в мобильном приложении или облачная НЭП  или простая электронная подпись (ПЭП)

Интеграция КЭДО


Авторизация выпуска сертификата УНЭП сотрудника через Госуслуги

Сотрудник дает свое согласие на выпуск сертификата УНЭП на сайте Госуслуг. Это гарантирует для работодателя правильность ввода учетных данных сотрудника

Интеграция с 1С ЗУП

Это дает возможность синхронизировать справочник сотрудников между учетной системой и TESSA, а также передавать кадровые документы из 1С в TESSA и автоматически стартовать настроенный процесс.

Интеграция с порталом «Работа в России»

Это дает возможность сотруднику подписать любой кадровый документ на портале «Работа в России» простой электронной подписью с последующей автоматической загрузкой в TESSA.

Работа через Telegram – бот

Сотруднику в Telegram приходят задания согласования, подписания и ознакомления, которые он может выполнить в Telegram. Результат попадает в карточку документа.

Решение КЭДО на TESSA


  • На ваших серверах полностью под вашим контролем
  • Лицензии навсегда!
  • Интеграция с любыми внутренними и внешними сервисами
  • Настройка любых сквозных внутренних процессов
  • Интеграция с другими решениями на платформе
  • Неограниченная масштабируемость
  • Кастомизация интерфейса и фирменного стиля
  • Безбумажный документооборот с сотрудниками и другими физическими лицами
Решение КЭДО на TESSA

Реализация ЭЦП


Реализация ЭЦП

ВАЖНО:

Подписание реализовано таким образом, что документ не покидает вашего сервера.

Переход на электронный кадровый документооборот (КЭДО) с помощью СЭД ТЕССА позволяет не только решить имеющиеся проблемы и наладить ведение документации в соответствии с современными требованиями, но и значительно облегчить решение возникающих задач с помощью готовых процессов, шаблонов и решений, предлагаемых в нашей системе.

Работа с персоналом в кадровом ЭДО


Локальная ЦП

В системе электронного оборота кадровых документов кроме перечисленных подписей существует возможность генерации локальной УНЭП. Она дает возможность подписания внутренних инструкций, распоряжений и договоров через мессенджеры, почту или по СМС.

Авторизация ЕИСА

Вход в систему и использование личного кабинета в систему кадрового документооборота может происходить через системы ЕИСА и госуслуги. Это позволяет однозначно идентифицировать любого пользователя и дает возможность безопасного удаленного доступа с минимальными затратами финансов и времени.

Прозрачность и управляемость

Кадровый электронный документооборот в организации обеспечивает полный контроль за всем документооборотом. Вся документация проходит по заранее проложенным маршрутам, прописанным в соответствующих процессах. Любую информацию можно отследить в каждый момент времени с момента регистрации ее в системе и до помещения в цифровой архив документации. Для облегчения работы все этапы могут сопровождаться различными видами оповещений о передвижении документа: СМС, email, мессенджеры и другие сервисы.

Время

Система КЭДО снабжена интуитивно понятным интерфейсом, не требующим длительного освоения. Для сокращения времени на обработку поступающей информации и принятия требуемых решений предлагается возможность оповещения работников. Доступ к необходимым документам может осуществляться не только с компьютеров, но и планшетов, ноутбуков, смартфонов.

Кадровый документооборот работает с уже имеющимися учетными системами

Переход на КЭДО проходит легко при установке СЭД ТЕССА, ведь она позволяет интегрировать ранее имеющиеся в компании системы учета, сохраняя всю имеющуюся в них информацию. После регистрации сотрудников есть возможность осуществление кадрового документооборота 1C, SAP, Битрикс и подобных ресурсов с подключением через API.

Оформление

Быстрый подбор, тестирование и оформление персонала

Информация

Своевременное информирование персонала о изменениях

Учет

Полная сохранность и учет кадровых документов

Управление

Оперативное управление дистанционно удаленным персоналом

Процесс приема на работу

Процесс приема на работу

Весь процесс от принятия решения по найму до подписания документов сотрудником.

Включает также сбор и проверку документов при поступлении на работу.

Этот процесс может быть изменен по желанию заказчика.

Можно сделать любую интеграцию с любыми внешними и внутренними системами заказчика

Документооборот в кадровом ЭДО


Отпуска

Неотъемлемой частью кадрового ЭДО является учёт, ведение, планировка и оформление отпусков сотрудников. Работа с документооборотом в отпусках значительно проще с СЭД Тесса которая автоматизирует данный процесс, учитывая множество факторов и визуализирует в удобном формате.

Командировки

Оптимизация планирования командировок, оформления документов и ведения отчётов в СЭД Тесса даёт возможность сэкономить время благодаря автоматизации процесса и имеющимися в системе шаблонам документов.

Подбор

Автоматизация процесса подбора кадров ускоряет процесс работы HR. Наём кадрового персоналачерез СЭД Тесса позволяет обрабатывать большое количество заявок и наглядно увидеть результаты каждого кандидата и сравнить их.

Ротация

Электронная база данных и ведение электронной документации упрощает контроль за движением персонала позволяя представить информацию в удобном формате.

Обратная связь в кадровом ЭДО


Личный кабинет

Личный кабинет в электронном кадровом документообороте позволяет работать с информацией из любой точки, независимо от операционной системы и устройства, даёт возможность быть уверенным в конфиденциальности взаимодействий с компанией.

Цифровая приемная

При работе с обращениями граждан в кадровом документообороте компании, необходима цифровая приемная, которая будет оптимизировать работу, автоматически сортируя полученные данные и автоматизируя учёт обращений.

Какие преимущества и недостатки КЭДО: все, что нужно знать перед переходом на кадровый электронный документооборот


Кадровый электронный документооборот, или КЭДО, это система, которая позволяет компаниям хранить, управлять и обрабатывать документы онлайн. Благодаря этому можно значительно ускорить и автоматизировать документооборот и упростить процесс удаленной работы.

КЭДО предоставляет множество преимуществ, включая снижение временных затрат, сокращение бумажной бюрократии, возможность легкого масштабирования услуг для разных отделов и пр. Но вместе с тем существуют и недостатки КЭДО, включая сложности с внедрением, потенциальный риск проникновения в систему, и т. д.

Перед переходом на КЭДО необходимо хорошо ознакомиться с аналитиками и аудиторами. Вам нужно не только уточнить преимущества и недостатки КЭДО, но и оценить соотношение стоимость/качество данного решения для вашей конкретной задачи.

Как перейти на кадровый ЭДО и почему это актуально?

Сегодня одной из главных тем является электронный документооборот (КЭДО) для работодателей. Существует множество преимуществ, которые приносит с собой постоянное использование электронной системы документооборота, но стоит ли оно того? В данной статье рассмотрим почему все больше и больше работодателей внедряют систему ЭДО и что нужно для перехода на систему ЭДО.

Несмотря на то, что поиск и работа с документами является растущей трудоёмкой задачей для любого бизнеса, использование системы ЭДО позволяет быстро обрабатывать документы, экономить время на их распределение и создание цифровых репозиториев. Следовательно, электронный документооборот увеличивает эффективность процессов бизнеса, повышая производительность и снижая затраты.

Переход на КЭДО с работодателями не является опциональным и представляет собой необходимое современное решение. Для начала вы должны создать продуманную стратегию и выбрать правильную платформу. СЭД Тесса предоставляет возможность по удобному переходу на КЭДО.

Для того, чтобы перейти на КЭДО с работодателями, вам необходимо правильно настроить технические системы, иметь удобный интерфейс и простую авторизацию голосовую. Учетная система должна быть совместима с различными популярными программными приложениями и предоставлять широкий перечень функций, помогающих в оптимизации бизнес-процессов. Система должна также предоставлять безопасную защиту данных, а также должна поддерживать миграцию данных, чтобы обеспечить постоянную приватность, что и делает компания DigitalDocs.

Хотя работа с плательщиками требует много времени, усилий и людских ресурсов, эффективный переход на КЭДО может действительно предоставить радикальные преимущества для любого бизнеса. Кадровое ЭДО позволит вам ускорить работу по подбору персонала, распространять обучающие материалы быстрее и качественнее, а также установить лучшие правила для поддержания управления персоналом.

Все о работе КЭДО: Интерфейс, Возможности, Функционал


Возможности

Сегодня сотрудники в большинстве компаний пользуются системами КЭДО (кадрового электронного документооборота) для решения всех вопросов по работе с документами — от приема работников до регистрации их отпусков. Системы КЭДО появились еще в 80-ых годах как программы для автоматизации работы с персоналом, и на сегодняшний день они являются одними из наиболее динамично развивающихся в области управления персоналом.

Интерфейс

Система КЭДО предлагает удобный интерфейс для пользователя, с помощью которого можно решать задачи, связанные с работой с персоналом. В настоящее время, системы КЭДО работают с разными процедурными действиями, документами и инормацией, чтобы помочь руководителям компании с приемом и исходом работников. Система также может собирать информацию о перформансе и последних изменениях для дальнейшего использования и анализа.

Функционал

Благодаря системам КЭДО, руководители компании могут автоматизировать процесс управления персоналом. В системах КЭДО также можно отслеживать все действия связанные с документами, приемом и исходом работников, внесение разнообразных изменений как в политику компании и правилах, так и в информацию о сотрудниках. Система КЭДО значительно облегчает процесс управления персоналом, позволяя сократить время на решение повседневных задач и обеспечить высокую уровень бдественности.

Эффективное использование ЭДО в кадровой сфере


Правильное и продуманное использование Электронного документооборота (ЭДО) в кадровой сфере может иметь множество преимуществ

Ваша организация может быстро обрабатывать документы

Кадровые данные могут быть хранить в защищенной базе данных, что делает их доступными для дальнейших запросов

Электронный обмен сообщениями, который включает в себя использование электронной почты или онлайн-форм, также ускорит время обработки заявлений или запросов сотрудников.

Однако существуют и ограничения при применении ЭДО в кадровой сфере. Например, некоторые государственные и международные требования утверждают запрет на перевод некоторых кадровых документов в электронный формат, что может ограничить использование ЭДО.

Кроме того, необходима четкая процедура утверждения порядка кадрового ЭДО, чтобы обеспечить правильную авторизацию доступа к данным. Таким образом, для эффективного использования ЭДО в кадровой сфере Вам необходимо понимать преимущества и ограничения этой технологии.

Преимущества КЭДО для Вашей организации


Использование КЭДО может принести несколько преимуществ Вашей организации. Первым и главным является уменьшение времени и издержек контроля сложных процессов и деятельностей. КЭДО делит ответственность между разными отделами, которые будут работать вместе, чтобы достичь поставленной цели. Также структура КЭДО позволит Вашей организации повысить производительность благодаря улучшенным отношениям между сотрудниками и снижению конфликтных ситуаций. Переход на КЭДО даст возможность создать эффективную команду, поощряющую инициативу и инновации в Вашей организации. За правильно внедренным КЭДО, Ваша организация сможет получить максимум выгод.

Шаги, обеспечивающие успешный переход команды на КЭДО


KЭДО является технологией, позволяющей бизнесам ускорить работу с большими объёмами данных. Переход на КЭДО требует осмысленного планирования и подготовки всех сотрудников. В процессе перехода на КЭДО ваша команда должна пройти некоторые шаги, в том числе:

  • Обучите всех заинтересованных персонал работе с КЭДО. Для этого желательно провести стационарные или онлайн-тренинги.
  • В процессе подключения используйте услуги профессионального разработчика, который может быстро и качественно проанализировать бизнес-потребности и подготовить программируемое решение.
  • Обеспечьте периодическую поддержку и обновление вашего системного оборудования для обеспечения наиболее эффективного управления работой и безопасности.
  • Непрерывно поддерживайте освоенные знания через обучение, а также организовывайте сессии обмена идеями и обсуждения, которые помогут поддерживать эффективность.

Переход к КЭДО требует, чтобы команда была подготовлена по всем вопросам и ориентирована на то, как оптимизировать процессы и обеспечить своевременный доступ к информации. Ответственность за успешное применение этой технологии – в ваших руках.

Кадровый документооборот КЭДО

Отправьте заявку и специалист компании свяжется с Вами в ближайшее время.

    Оставляя свои контактные данные , вы принимаете условия Политики конфиденциальности в отношении обработки персональных данных

      Заказать звонок

      Оставляя свои контактные данные , вы принимаете условия Политики конфиденциальности в отношении обработки персональных данных

      ×