Цифровой электронный архив документов организации в СЭД ТЕССА — Хранение электронных документов в СЭД
В TESSA представлены все необходимые возможности, с которыми можно создавать быстрый и удобный в работе цифровой, электронный архив с документами различных типов. СЭД составляет целую систему электронного архива для улучшения качества работы
Цель и основные принципы электронного архива
Снижение административной нагрузки в части сокращения затрат на содержание архивного фонда в бумажном виде
Совокупная стоимость хранения документов в электронном архиве должна быть не больше стоимости хранения документов в бумажном виде
Дублирование документов в электронном и бумажном виде не допускается, кроме случаев:
- требований законодательства
- качественного улучшения процесса, в том числе сокращения риска мошенничества
- уменьшения издержек на обработку документов
- повышение качества обслуживания (сокращение сроков рассмотрения)
Документы в электронном архиве должны иметь конечный срок хранения, который определяется требованиями законодательства. Без определения срока, размещение документов в электронном архиве не допускается
Логическая структура электронного архива
Процесс обработки электронных документов* в бэк-офисе
Электронный архив документов
Хранение электронных документов в архиве на базе СЭД TESSA позволяет обеспечить высокую скорость работы с большим количеством пользователей и большим объемом данных.
- Централизованное хранилище документов компании любого масштаба
- Потоковый ввод документов (сканирование, автоматическое распознавание атрибутов)
- Финансовый архив
- Архив внутренних организационно-распорядительных и нормативных документов
- Управление архивом бумажных документов (упаковка, передача/изъятие в/из архива)
- Учет документов в архиве
- Возможность сжатия документов в архиве
- Хранение документов в государственном архиве благодаря интеграции 1С.
Возможности электронного архива документов
- Создание единого электронного архива документов
- Автоматизация процесса обмена с контрагентами любыми документами
- Сокращение сроков и трудоемкости процесса подготовки документов по требованию проверяющих органов
- Подписание электронной подписью (ЭП) любых документов
- Снижение издержек на хранение и перемещение документов, оргтехнику, расходные материалы
- Перевод бумажного документооборота в электронный вид
- Улучшение сервисов работы с клиентами
- Оптимизация процесса оформления первичных и иных документов
Архив документов в СЭД Тесса представлен в разделе «Мои документы» в контекстном меню слева.
Электронный архив запросов гос. органов (ФОИВ)
Архив клиентских досье
Назначение внедряемой системы:
- Регламентированный доступ к информации
- Единое хранилище электронных документов
- Упорядоченное размещение документов
- Быстрый поиск документов
- Оперативное обслуживание в точках продаж
- Определение срока хранения документов в электронном архиве
Особенности решения
- Массовая отправка разных видов документов из ИС в электронный архив
- Отслеживание актуальных статусов документов в ИС
- Открытие карточек документов в архиве из ИС
- Отправка отчетов (акты сверки, регистры бухгалтерского учета и другие)
- Визуализация ЭП в формате pdf для всех подписанных документов
- Поиск документов в архиве по различным критериям: виду, дате, номеру,
- контрагенту, договору, автору и др.
Формирование пакетов документов в электронном архиве
Пакет документов — совокупность документов, связанных
на основании определенного набора атрибутов, который
задается для каждого типа пакета отдельно
Преимущества работы с пакетами:
- Удобство проверки документов относящихся к отдельной хозяйственной операции
- Контроль полноты документов в архиве относящихся к одной сделке/операции в зависимости от типа пакета
- Увеличение производительности труда бухгалтера
Решение Архив клиентских досье (Продукт клиента)
